آموزش انتقال و فوروارد ایمیل در سی پنل
انتقال خودکار یک ایمیل به ایمیل دیگر امکان مدیریت یکجای تمام ایمیل‌ها را خواهد داد. در این مقاله که با عنوان فوروارد ایمیل در سی پنل تهیه کردم، به شما آموزش خواهم داد که چطور مدیریت بهتری روی ایمیل‌های سازمانی خود داشته باشید.
فوروارد ایمیل یا Email Forwarder چیست؟
یکی از مشکلاتی که وبمسترها در استفاده از ایمیل سازمانی سایت خود دارند، بررسی دیر به دیر این ایمیل‌هاست. همانطور که می‌دانید ما در هنگام استفاده از ایمیل رایگان جیمیل، یاهو و اوت لوک این امکان را داریم که با استفاده از اپلیکیشن برای سیستم‌های مختلف یا باز کردن دائمی یک صفحه در مرورگر به صورت پین شده، از جدیدترین ایمیل‌ها مطلع شویم.
اما زمانی که صحبت از ایمیل سازمانی می‌شود، این موضوع کم رنگ‌تر بوده و چون کاربران زیاد با راهکارهایی که از طریق پروتکل IMAP و POP3 امکان مدیریت این ایمیل‌ها را هم درون برنامه شخص ثالث می‌دهد ندارند. از طرفی دیگر برخی حتی اطلاعی از اینکه امکان اتصال ایمیل سایت به اوت لوک وجود دارد را نداشته و برای همین دچار سردرگمی در بررسی این ایمیل‌ها هستند.
به عبارتی دیگر آنها به صورت مرتب و روزانه این ایمیل‌ها را چک نمی‌کنند که برای همین منظور سی پنل راهکاری را فراهم کرده تا اگر زیاد با استفاده کردن از جیمیل یا دیگر حساب‌ها راحت هستید بتوانید کلیه ایمیل‌ها را که دریافت می‌کنید، به یک آدرس ایمیل دیگر منتقل کنید.
ایمیل فورواردر در واقع همین امکان را برای شما فراهم کرده و همانطور که می‌دانید forward کردن به معنی بازارسال کردن یک داده به فرد دیگری است که این روزها در شبکه‌های اجتماعی همچون تلگرام نیز با این واژه آشنایی داریم.
چرا باید از فوروارد ایمیل استفاده کنیم؟
دلایل زیادی برای استفاده از فوروارد ایمیل وجود دارد که اگر بخواهم یک چک لیستی از این دلایل ذکر کنم شامل موارد زیر خواهد بود:
- برخی از این ویژگی به عنوان یک راهکار برای بررسی سریع‌تر ایمیل‌های دریافتی استفاده می‌کنند. ممکن است شما علاقه‌ای به اتصال ایمیل سایت خود به اکانت جیمیل، اوت لوک یا یاهو نداشته باشید و صرفا به دنبال این باشید که اگر یک ایمیل جدید دریافت کردید از آن مطلع شوید. نهایتا اگر ایمیل نیاز به بررسی داشت وارد وبمیل هاست شده و به آن پاسخ خواهید داد؛ در غیر این صورت هم فقط محتوای ایمیل را بررسی می‌کنید.
- استفاده به عنوان یک راهکار برای پشتیبان گیری از ایمیل‌ها هم یکی دیگر از مزایای فوروارد کردن ایمیل‌هاست. مطمئنا شما در طول دوره زمانی استفاده از هاست خود با چندین شرکت هاستینگ کار خواهید کرد و در این بین شاید به دلیل کاستی‌هایی که برای بکاپ گرفتن داشتید یا حتی خرابی در سرور که به دلایل مختلف رخ می‌دهد، داده ایمیل را از دست خواهید داد.از همین‌رو از این روش می‌توانید به عنوان راهکاری برای گرفتن پشتیبان از ایمیل سایت روی یک فضای مطمئن مثل گوگل استفاده کنید. پس اگر اتفاقی برای وبمیل شما رخ دهد، همچنان به یک نسخه ذخیره شده بر روی اکانت جیمیل خود دسترسی دارید.
ایمیل Forwarders سی پنل و انتقال خودکار یک ایمیل به ایمیل دیگر چه کاربردی دارد؟
مطمئنا بسته به وسعت و بزرگی که سایت شما دارد، از چندین بخش مختلف برای رسیدگی به امور مشتریان و کاربران ایجاد شده است. که خوشبختانه هاست سی پنل نیز امکان ساخت چندین ایمیل سازمانی را فراهم می‌کند که برای این منظور می‌توانید مقاله نحوه ساخت ایمیل در هاست سی پنل را مطالعه کنید.
بالا بودن این تعداد ایمیل مختلف گاهی اوقات شما را سردرگم خواهد کرد. مثلا فرض کنید که چندین ایمیل سازمانی با آدرس‌هایی همچون sales@yourdomain.com، support@yordomain.com و info@yourdomain.com دارید. با این وجود که هر یک از این ایمیل‌ها مربوط به یکی از واحدهای سایت بوده و کارمند مربوطه آنها را بررسی می‌کند، اما اگر قرار باشد خودتان آنها را بررسی کنید، به دردسر بزرگی دچار خواهید شد.
در چنین حالتی سی پنل تمامی ایمیل‌های ورودی به آدرس‌های مختلف را مطابق با حالتی که شما انتخاب کردید، به آدرس ایمیل دلخواهتان ارسال می‌کند. همچنین این فرایند کاملا به صورت خودکار انجام شده و تنها کاری که باید انجام دهید بررسی ایمیل‌هایی است که نیاز به پاسخ دارند و از طریق وبمیل به آنها پاسخ دهید. البته بهتر است که با اتصال ایمیل هاست به اکانت ایمیل خودتان، امکان ارسال را نیز از همین طریق فراهم کنید تا دیگر دوشواری نداشته باشید. :دی
وقتی تعداد حساب‌های ایمیل بیشتر شود برای دسترسی به هر ایمیل باید به صورت جداگانه به صفحه webmail مخصوص هر کدام از آنها مراجعه کنید. دقیقا اینجاست که موضوع انتقال خودکار یک ایمیل به ایمیل دیگر در هاست سی پنل اهمیت می‌یابد و بهتر است که از فوروارد ایمیل در سی پنل یا هر کنترل پنل هاست دیگری استفاده کنید.
آموزش فوروارد ایمیل در سی پنل و انتقال ایمیل به ایمیل دیگر
موضوع فوروارد کردن ایمیل‌ها در سی پنل بحثی است که از دو جهت باید بررسی کرد، چرا که ما دو نوع انتقال دهنده ایمیل را در سی پنل داریم که عبارتند از:
- Add Forwarder: این نوع فورواردر ایمیل امکان انتقال خودکار از یک ایمیل به یک ایمیل دیگر را فراهم می‌کند. در واقع در این حالت می‌توانید به انتخاب خودتان هر یک از ایمیل‌هایی که مایلید را به یک اکانت ایمیل دیگر منتقل کنید.
- Add Domain Forwarder: این نوع انتقال ایمیل در سی پنل به ایمیل دیگر هم به صورت کلی است که به صورت یکجا همه‌ی ایمیل‌های دریافتی روی یک وبمیل دامنه را به یک ایمیل خاص تعیین شده روی دامنه دیگر ارسال می‌کند.
در ادامه مراحل ساخت یک ارسال کننده Forwarders ایمیل را در هاست سی پنل به شما توضیح داده و هر دو حالتی که برای انتقال وجود دارد را بررسی می‌کنیم.
روش اول: ساخت فورواردر ایمیل در هاست سی پنل به صورت تکی
طبق معمول همیشه ابتدا وارد هاست سی پنل خود شوید. سپس از قسمت Email مطابق تصویر زیر روی Forwarders کلیک کنید تا به صفحه اختصاصی که برای کانفیگ و تنظیمات این بخش وجود دارد هدایت شوید.
حال همانطور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، صفحه جدیدی برایتان باز شده که رابط ارسال کننده Forwarders نام دارد. در این مرحله قبل از هر چیزی باید دامنه خود را انتخاب کنید. این موضوع برای حالتی است که شما روی هاست خود یک دامنه دیگر را اددان کرده باشید یا اینکه اگر ساب دامنه‌ای دارید، اکانت ایمیل برای آن در نظر گرفته شده باشد.
اما اگر دامنه یا ساب دامنه‌ی دیگری در هاست شما وجود ندارد، لزومی به انتخاب دامنه نیست و تنها باید مطابق تصویر بالا روی دکمهAdd Forwarders کلیک کنید تا در صفحه جدید مراحل تنظیم فوروارد ایمیل از هاست سی پنل به ایمیل شخصی به شما نمایش داده شود.
ابتدا نام کاربری ایمیل ارسال کننده را در کادر مربوط به Address to Forward وارد کنید. توجه داشته باشید که طبق ویژگی که هاست سی پنل برای این موضوع دارد، اصلا لزومی ندارد که شما این ایمیل را از قبل ایجاد کرده باشید. حتی اگر این اکانت ایمیل روی دامنه شما وجود نداشته باشد، ایمیل‌ها به آدرس ایمیل مقصد که تعیین می‌کنید فوروارد خواهند شد. تنها تفاوت اینجاست که در وبمیل سی پنل شما این ایمیل‌ها را به صورت ذخیره شده نمی‌بینید.
حال در ادامه باید اطلاعات مربوط به ایمیل مقصد را وارد کنید:
- در قسمت Forward to Email Address باید آدرس ایمیل مقصد را که قصد دارید ایمیل‌ها به آن فوروارد شوند را وارد کنید. این ایمیل می‌تواند آدرس جیمیل، یاهو، اوت لوک یا حتی ایمیل سازمانی روی هر دامنه دیگری باشد که ایمیل‌ها به آن فوروارد خواهند شد.
- گزینه Discard and send an error to the sender هم به شما این امکان را می‌دهد تا اگر روزی آدرس ایمیل سازمانی شما غیرفعال شده بود، یک پیغام خطای دلخواه را به فردی که برای شما ایمیل ارسال کرده در قالب پاسخ به ایمیل ارسال کنید تا از این موضوع مطلع شود. حتی می‌توانید به وی اعلام کنید که این آدرس ایمیل دیگر بررسی نمی‌شود و می‌تواند با آدرس ایمیل جدیدتان در ارتباط باشد.
در زیر همین بخش گزینه‌ای با عنوان Advanced Options وجود دارد که برای تنظیمات بیشتر در نظر گرفته شده است. مطابق با تصویر بالا می‌توانید این گزینه‌ها را شخصی سازی کنید.
- اگر قسمت Forward to a system account را انتخاب کنید، سی پنل علاوه بر ایمیلی که در مرحله قبل برای فوروارد در نظر گرفتید، یک نسخه دیگری از همین ایمیل‌های دریافتی را به یکی از حساب‌های سیستمی را برای انتقال خودکار انتخاب می‌کند که باید تنها نام کاربری آن ایمیل را وارد کنید.
- اگر می خواهید ایمیل‌های خود را به یک اسکریپت دارای توابع خاص ارسال کنید، از گزینه Pipe to a program استفاده کنید. اگر به برنامه نویسی تسلط دارید از این گزینه استفاده نمایید، در غیر این صورت اکیدا آن را روشن نکنید.
- اگر گزینه Discard را که روشن کنید، سیستم به صورت خودکار ایمیل‌های ارسالی کاربران سایت شما را حذف می‌نماید، بدون اینکه از آن اطلاعی پیدا کنید! این چراغ را نیز به هیچ وجه روشن نکنید، چراکه خود سی پنل نیز آن را توصیه نکرده است.
در پایان برای انجام تغییرات خود روی دکمه Add Forwarder کلیک کنید. حالا هر ایمیلی که برای ایمیل سایت شما ارسال شود به صورت خودکار به آدرس ایمیلی که مشخص کردید فوروارد شده و علاوه بر اینکه سریع‌تر از ایمیل‌های جدید مطلع می‌شوید، امکان داشتن یک نسخه کپی و پشتیبان از ایمیل خود را نیز دارید.
روش دوم: فوروارد ایمیل در سی پنل از یک دامنه به دامنه دیگر
در این روش همانطور که در بالا توضیح دادم می‌توانید کلیه ایمیل‌های دریافتی بر روی یک دامنه را به یک ایمیل روی دامنه دیگری ارسال کنید. این موضوع برای سایت‌ها و کسب و کارهایی کاربرد دارد که دو دامنه داشته و یا اینکه دامنه خود را تغییر داده‌اند.
به عبارتی دیگر اگر مثلا امروز ایمیل info را برای دامنه خود فعال کردید و این ویژگی نیز برای فوروارد ایمیل فعال شده است، حالا پس از چند روی اکانت ایمیل دیگری مثل support، sales و… را در اکانت ایمیل هاست خود تعریف کنید همین کار نیز برای این اکانت‌ها انجام شده و دیگر نیاز نیست که شما برای هر ایمیل جدیدی که ایجاد می‌کنید، یک فوروارد ایمیل نیز مشخص کنید و همه ایمیل‌ها از دامنه فعلی به دامنه دیگر ارسال می‌شود.
البته به این موضوع دقت کنید که چون در این روش فرآیند انتقال از روی یک دامنه به یک دامنه دیگر است، حتما باید در تنظیمات بخش ایمیل دامنه مقصد از بخش Default Email اکانت ایمیل پیشفرض را انتخاب کنید تا این ایمیل‌ها به آن دامنه ارسال شوند.
یکی از مزایای این روش می‌توانید استفاده از یک هاست جدا برای ذخیره و نگهداری یک نسخه پشتیبان از ایمیل‌های دریافتی باشد. حالل که با این روش آشنا شدید، در ادامه به بررسی چگونگی آن می‌پردازیم.
برای این منظور مشابه روش قبل از بخش EMAIL هاست سی پنل روی دکمه forwarders کلیک کنید و سپس مطابق تصویر زیر در صفحه باز شده روی دکمه Add Domain Forwarder کلیک کنید.
در این صورت صفحه‌ای مطابق تصویر زیر برای شما باز خواهد شد که در این صفحه باید آدرس دامنه‌ای که می‌خواهید کلیه ایمیل‌های دریافتی سی پنل به آن فوروارد شوند را وارد کنید.
- ابتدا دامنه مبدا خود را انتخاب کنید. اگر ساب دامنه است باید ساب دامنه را انتخاب کنید.
- آدرس دامنه مقصد را بدون HTTP یا WWW وارد کنید.
- روی دکمه Add Domain Forwarder کلیک کنید.
با انجام این کار حالا هر ایمیلی که به یکی از دامنه‌های ایمیل مبدا ارسال شوند به صورت خودکار به آدرس ایمیل پیشفرض تعیین شده در دامنه دوم فوروارد خواهند شد.
سخن پایانی
در پایان پیشنهاد می‌کنم که اگر سازمان شما بزرگ است و به تعداد بالایی از ایمیل برای ارتباط با کاربران و مشتریان خودتان استفاده می‌کنید، به جای استفاده از ایمیل هاست سایت خود از یک هاست ایمیل استفاده کنید که تعداد ارسال بالایی داشته و قابلیت‌های حرفه‌ای‌تری را برای ارسال و دریافت ایمیل در اختیارتان قرار می‌دهد.
پاورسرور امکان ارائه هاست سی پنل را با فضای بالا، امکان ساخت تعداد اکانت ایمیل زیاد و همچنین محدودیت بسیار کمتر نسبت به سایر هاستینگ‌ها در اختیار شما قرار می‌دهد که با مراجعه به صفحه خرید هاست ایمیل می‌توانید مشخصات هر پلن را ببینید.
